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Warenwirtschaft – wissen, was im Lager vorgeht

Die HOTEL GASTRO POOL unterstützt ihre Mitglieder dabei, administrative Prozesse in ihrem Betrieb zu vereinfachen. Die Einkaufsgemeinschaft fördert mit zahlreichen bewährten und neuen Lieferpartnern auch die Digitalisierung in der Hotellerie und Gastronomie. Beides passt gut zusammen, denn elektronische Werkzeuge machen Sie in puncto Warenwirtschaft schneller und besser.

Ein erster Schritt zur optimierten Warenwirtschaft ist myHGP. Das Bestellsystem ermöglicht Mitgliedern zum Beispiel die Anlage und Nutzung von Inventurlisten. Man kann hier Produkte oder Produktgruppen definieren, Mengen eingeben und ändern, die Warenwertsumme bilden und das Ergebnis bequem als CSV-Datei exportieren.

So weit, so gut – doch was, wenn man mehr will? Ein Tool zum Beispiel, in dem Warenein- und -ausgänge automatisch gebucht werden. Wie wäre es außerdem, wenn man jederzeit einen Überblick über die aktuellen Lagerbestände hätte und bei Unterschreitung festgelegter Mindestmengen gewarnt werden würde? Hier kommen die HGP-Partner und ihre Warenwirtschaftssysteme ins Spiel.

Das System denkt mit

Ein Warenwirtschaftssystem erleichtert vor allem das Lagermanagement enorm. Sollte der Lagerstand mal zu niedrig sein, werden Sie aktiv darauf hingewiesen – samt Vorschlägen, welche Produkte und Zutaten Sie in welchen Mengen nachordern sollten. Im Fall von außertourlichen Wareneingängen und -ausgängen lässt sich der Lagerstand auch manuell anpassen.

Besonders effizient wird das Lagermanagement, wenn das Warenwirtschaftssystem mit einem digitalen Kassensystem gekoppelt ist. Durch einen ständigen Datentransfer zwischen beiden Systemen werden die verkauften Speisen und Getränke mit den noch verfügbaren Zutaten und Produkten abgeglichen. Das Ergebnis: der Lagerstand in Echtzeit und damit präzise Nachbestellungen. Aber auch die Lebensmittelabfälle werden reduziert, weil das Küchenteam frühzeitig erkennt, welche Waren in nächster Zeit ablaufen.

Koppelung mit Kassensystem

Viele Dienstleister bieten mittlerweile sehr gute Warenwirtschaftssysteme an. Ein Auswahlkriterium ist daher, wie gut sich die Tools über Schnittstellen mit Kassen- und anderen relevanten Systemen (zum Beispiel auch myHGP) verbinden lassen. Die Expertinnen und Experten der HOTEL GASTRO POOL können diese Frage sowohl bei der Neuinstallierung einer Warenwirtschaft als auch bei einem schon vorhandenen System klären und Ihnen Schnittstellen-Lösungen anbieten.

Am Ende dieses Beitrags finden Sie einige Lieferpartner für Warenwirtschaftssysteme, deren Lösungen sich in puncto Funktionalität und mit Blick auf die Kompatibilität bestens bewährt haben. Auch führen wir Partner an, deren Kassensysteme alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen und von den Funktionen her weit über die klassische Registrierkassa hinausgehen.

Rechnungen digital verwalten

Und wenn Sie schon mal bei der Effizienzsteigerung sind: Auch das in vielen Betrieben nach wie vor übliche (mehrfache) Ausdrucken und Hin-und-her-Schicken von Rechnungen ist längst nicht mehr „State of the Art“. Die zeitgemäße Alternative: die digitale Rechnungsverwaltung (auch von Nicht-HGP-Rechnungen) mit INVOICE Complete. Diese Lösung ermöglicht Ihnen, ein digitales Rechnungsarchiv aufzubauen und den kompletten Workflow bis zur Freigabe zu digitalisieren. Das webbasierte System ist dank App auch via Handy oder Tablet nutzbar, egal wo Sie gerade sind.

Braucht Ihr Steuerberater oder das Finanzamt dann eine bestimmte Rechnung, ist sie mit der Buchhaltungsabfrage sekundenschnell auffindbar. Sie sparen mit INVOICE Complete also viel Zeit und auch Bearbeitungskosten.

Noch ein Tipp: Unabhängig davon, ob Sie INVOICE Complete nutzen, ist das Horten von ausgedruckten HGP-Rechnungen in Ihren Schränken überflüssig. Als Mitglied steht Ihnen auf myHGP ein Rechnungsarchiv zur Verfügung, in dem Ihre Rechnungen sieben Jahre lang sicher aufbewahrt werden.

Lieferpartner im Bereich Warenwirtschaft (Auszug):