Invoice Complete – Datenschutzerklärung

(…zu den Nutzungsbedingungen)

Für die Nutzung für INVOICE Complete (Cisbox) werden personenbezogene Daten verarbeitet.

Wer ist für die Verarbeitung personenbezogener Daten verantwortlich?

HOGAST Einkaufsgenossenschaft f.d.
Hotel- und Gastgewerbe reg.Gen.m.b.H.
Sonystraße 4
A-5081 Anif
Telefon: +43/(0)6246/8963-0
E-Mail: office@hogast.at

Datenschutzbeauftragter:

JANDL Datenschutz GmbH
Dr. Franz Jandl
Au bei Brandstatt 25
A-4070 Eferding
E-Mail: datenschutz@franz-jandl.at

Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet?

Mitglieder- / Lieferpartner- /Mitarbeiterdaten

Personenstammdaten:

Vorname
Nachname
Geschlecht
Titel
Funktion
Berufsbezeichnung

Kommunikationsdaten

Adresse
E-Mail
Telefon
Fax

Vertragsstammdaten

Vertragsbeziehung
Produkt- bzw. Vertragsinteresse

Vertragsabrechnungs- und Zahlungsdaten

Planungs- und Steuerungsdaten

Für welche Zwecke werden personenbezogene Daten verarbeitet?

Rechnungsarchiv für Mitgliedsbetriebe.
Vorkontierung der Rechnungen.
Artikelgenaue Auswertungen.
Webbasierte Bearbeitung und Prüfung der Rechnungsdaten.
Automatisierte Verbuchung.
Höhere Flexibilität und Transparenz in den Arbeitsprozessen.
Scannen von Rechnungen und Übernahme von elektronischen Rechnungen.
Zahlungsabwicklung.
Mahnwesen.
Verbuchungs- und Beschaffungsoptimierung.
Controlling.
Support.

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Mitgliederdaten / Lieferpartnerdaten / Mitarbeiterdaten

Verarbeitung aufgrund einer vertraglichen Vereinbarung, Art. 6 lit.b DSGVO.

An wen werden personenbezogene Daten weitergegeben?

Mitglieder / Lieferpartner / Mitarbeiter

Behörden.
Gerichte.
Versicherungen.
Banken.
Exekutive.
Rechtsvertretung.
Kammern.
Mitglieder.
Auftragsverarbeiter.
IT-Dienstleister.
HOGAST-Mitarbeiter.

An welches Drittland werden personenbezogene Daten weitergegeben?

Personenbezogene Daten werden an das Tochterunternehmen Cisbox Vietnam als Sub-Auftragsverarbeiter weitergegeben.

Die personenbezogenen Daten werden durch geeignete bzw. angemessen Garantien in Bezug auf das Tochterunternehmen Cisbox Vietnam abgesichert.

1. Abschluss von Standardvertragsklauseln mit Cisbox.
2. Auftragsverarbeitungsvertrag zwischen Cisbox Deutschland (Mutter) und Cisbox Vietnam (Tochter).
3. Vereinbarung eines Sideletters zwischen HOGAST und Cisbox Deutschland:
   Zusätzliche Garantie des Datenexporteurs, dass die im Bestimmungs-Drittland Vietnam geltenden Rechtsvorschriften der DSGVO nicht widersprechen.

Mit diesen Maßnahmen sind die im Artikel 46 DSGVO geforderten Garantien für die Datenübermittlung erfüllt.

Aus welchen Quellen stammen personenbezogene Daten?

Mitglieder / Lieferpartner / Mitarbeiter

Von den Mitgliedern / Lieferpartnern / Mitarbeitern selbst.

Wie lange werden personenbezogene Daten aufbewahrt?

Mitglieder / Lieferpartner / Mitarbeiter

1. Solange gesetzliche Aufbewahrungspflichten die Aufbewahrung anordnen.
2. Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses.

Betroffenenrechte

Die DSGVO gewährt folgende Rechte für personenbezogene Daten:

Auskunft, Artikel 15 DSGVO
Berichtigung, Artikel 16 DSGVO
Löschung, Artikel 17 DSGVO
Einschränkung der Verarbeitung, Artikel 18 DSGVO
Datenübertragbarkeit, Artikel 20 DSGVO
Widerspruch, Artikel 21 DSGVO
Recht auf jederzeitigen Widerruf einer Einwilligung gem. Art. 7 oder Art. 9 Abs.2 lit.a DSGVO

Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir in Zweifelsfällen weitere Angaben zu Ihrer Identität verlangen. Dies dient auch zu Ihrem Schutz, um nur Berechtigten den Zugriff zu Ihren Daten zu geben.

Beschwerderecht

Wenn Sie keine rechtzeitige Antwort auf einen Antrag erhalten oder der Ansicht sind, dass wir Ihrem Antrag nicht gesetzmäßig nachgekommen sind, oder Sie sich in Ihrem Recht auf Datenschutz verletzt sehen, können Sie auch Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einlegen:

Österreichische Datenschutzbehörde
Barichgasse 40-42, 1030 Wien
Telefon: +43/(0)152152-0
E-Mail: dsb@dsb.gv.at
https://www.dsb.gv.at